Для чего нужен архив. Для чего нужны государственные архивы? 

В нашей жизни постоянно происходят какие­-то изменения: рождаются дети, умирают близкие люди, меняются работа и место жительства, мы строим новые дома. Все это в современном мире фиксируется на бумаге. Не все документы человек может сохранить в течение длительного времени. И здесь на помощь приходят архивы. О том, что в них хранится и чем они занимаются, рассказывает директор Государственного исторического архива Сахалинской области Сергей Чарочкин.

В единственном экземпляре

­ Какие уникальные документы хранятся в архиве?

­ Особые ценные вещи у нас обязательно проходят экспертизу, чтобы они получили данный статус. Уникальный документ - это тот, аналогов которому нет нигде, он имеет непреходящую историческую, социальную, культурную ценность. Например, из­-за своего важного содержания или просто из­-за подписи знаменитой исторической личности.

Человек пишет заявление, в котором указывает, зачем ему нужны документы, потому что архив - это всё­-таки не музей и не библиотека. Ведь цель архива - ещё и сохранить документы, и они хранятся тем дольше, чем меньше на них воздействуют физические факторы. Случается, что люди пытаются что­-то исправить в свою пользу в документах, например, дорисовать лишний год рабочего стажа. Не все понимают, что в 50­-х годах 20-­го века ещё не было гелиевой ручки и исправленный документ быстро будет признан недействительным.

­ Документы можно скопировать?

­ Если документы оцифрованы, то это возможно, если нет, то это сложнее и зависит от технических возможностей. Кто-­то просит скопировать фрагмент киножурнала, в котором человек увидел себя или родственников, но если плёнка не оцифрована, то это невозможно, просто так кусок не вырежешь.

­ Будут ли архивные материалы переводиться в цифровой формат и какой срок для этого необходим?

­ Здесь нужно исходить из принципа разумности и необходимости, потому что есть категория документов, которые касаются персональных данных, они оцифровке не подлежат. Вообще у нас в архиве 620 тысяч единиц хранения, одна единица –это том, в котором содержится от 50 до 250 листов. То есть у нас хранятся миллионы документов, всё это оцифровать можно, но в первую очередь это требует денежных затрат и времени. Для этого существуют возможности, есть фирмы на материке, которые готовы это сделать, но это стоит очень дорого. Мы сами активно занимаемся этой работой и начиная с 2014 года, когда у нас появилось хорошее оборудование, ежегодно «цифруем» десятки тысяч листов. Также в архиве есть серьёзные мощности по хранению уже оцифрованных документов. Вообще в сахалинском госархиве созданы отличные условия хранения для всех видов носителей.

Что касается киноплёнки, то с ней сложнее. Тем более что некоторые виды плёнки опасны для обращения, поэтому этот вопрос нуждается в серьёзной проработке. С видеокассетами проще, потому что сейчас в продаже есть относительно недорогие блоки видеозахвата, которые позволяют оцифровывать видео. Этот процесс понемногу идёт.

Но, вообще, не так много людей обращаются за кино­, видео­ и аудиоматериалами, в основном востребованы бумажные документы. Если кто-то хочет сделать видеофильм или радиопередачу на основе наших материалов, то он может их оцифровать за свой счёт.

А вот наш фотофонд из 25 тысяч снимков оцифрован уже почти весь, и доступ к нему получить гораздо проще. Сейчас мы закупаем оборудование, с помощью которого в читальном зале на специальной панели можно будет посмотреть газеты и фотографии в натуральную величину и выбрать ту информацию, которая человеку необходима.

Последняя инстанция

­ Откуда в архив поступает информация для хранения?

­ Из различных госструктур. Они обязаны сдавать официальную информацию на хранение. Мы проявляем инициативу и предлагаем частным лицам что­-либо сдавать в архив, а организациям расширять список документов для хранения. Раньше, кстати, с этим было интереснее. если взять старые архивные дела, которые относились к деятельности органов власти, то в них было много обсуждений, которые вели к принятию того или иного решения. Сегодня всё это унифицировалось, чаще всего в архив попадает уже готовый приказ, распоряжение, а вот информация о том, как они готовились и какие были мнения вокруг их принятий, есть не всегда. Но это во многом зависит от тех, кто формирует архивы в организациях.

­ Архив - это конечная точка, последняя инстанция, в которой можно получить подлинную информацию, которая вас может обрадовать или огорчить, спасти или уничтожить. Всё, что касается приватизации, выборов, поиска родственников, обстоятельств владения имуществом, так или иначе отображено в архивных документах. Например, переселенцы, которые получали в 1945­-1946 годах в селе Троицком землю через сельсовет, сейчас имеют проблемы из­-за того, что кто-­то на этой территории получает дальневосточный гектар. И все они идут к нам за документами, чтобы было что предоставить в суде.

Масса вопросов ведь возникает и в отношениях между государствами, по границам, по имуществу, и ответы на них также можно найти в архивах. Если есть сомнения в подлинности документов, то можно провести экспертизу и станет ясно, что они никого не обманывают. Так что архивы хранят не только культурное наследие народов, но и являются основой государственности. В первую очередь мы работаем с органами власти и с учреждениями, которые так или иначе влияют на развитие региона.

В статье рассказывается о том, что такое архиватор, зачем он нужен, как работает и какие типы файлов лучше всего сжимает.

Начало цифровой эпохи

Когда-то давно люди всерьез рассуждали о том, что обычному человеку незачем иметь дома компьютер. К счастью, с развитием информационных технологий размер ЭВМ существенно уменьшился, а производительность, наоборот, выросла, как следствие, повысился круг задач, с которым устройство может справиться. В наше время компьютеры или их аналоги есть почти у всех: планшеты и смартфоны. Последние, конечно, являются телефонами, но могут и называться карманными компьютерами, так как выполняют почти те же самые функции, помимо звонков.

Постепенно возникла необходимость в переносе информации с одного компьютера на другой, в этом помогали гибкие дискеты, лазерные диски, а затем и флешки с картами памяти. Но так было не всегда, долгое время единственным способом было прибегнуть к тем самым дискетам, но размер их смехотворно мал, по сравнению с современными носителями информации. К тому же росло и количество пользователей Интернета, а в те времена он был медленным и дорогим. И в конце концов, появился целый ряд программ, которые могли архивировать файлы, значительно уменьшая их объем. Так что такое архиватор?

Определение

Архиватор - это программа, которая осуществляет сжатие одного или множества файлов с последующей упаковкой в архив. Говоря более простым языком, она может как уменьшить размер одной песни или текстового документа, так и сделать это с несколькими, создав архив - один файл из множества, который потом можно распаковать и на выходе получить исходную информацию до упаковки и сжатия. Отвечая на вопрос, что такое архиватор, также стоит упомянуть и то, что идеальных не существует, и нельзя, к примеру, фильм размером 5 Гб сжать до 1 Гб. Вернее, как раз-таки можно, но качество его будет на выходе в 5 раз хуже соответственно.

К тому же не все файлы поддаются нормальному сжатию для уменьшения размера. К примеру, наиболее хорошо обрабатываются текстовые и бинарные, а вот видео и музыка «вес» свой меняют незначительно. Так что теперь мы знаем, что такое архиватор.

Также стоит помнить, что сжатые и упакованные файлы на выходе представляют собой особый цифровой архив, который открыть можно только точно такой же программой или же сторонними, если их алгоритмы работы схожи. Но в настоящее время почти все поддерживают форматы друг друга. К примеру, архиватор rar-формата способен открыть файлы и ряда других: Zip, 7z, Tar, Wim и прочие.

Где скачать

Большинство архиваторов распространяются на бесплатной основе либо же по условно-бесплатным моделям. Найти их не составит труда на официальных сайтах разработчиков или же сторонних. Но в последнем случае есть опасность скачать файл, зараженный вирусами. К тому же некоторые сайты практикуют своеобразную шутку - программа для архивации, в свою очередь, уже упакована архиватором, для открытия которой нужен уже инсталлированный архиватор. Наиболее популярный - это WinRar.

Мобильные ОС

С развитием всевозможных портативных устройств, таких как смартфоны и планшеты, постепенно стали появляться предназначенные для них архиваторы либо адаптированные «компьютерные». Принцип работы ничем не отличается от других, все то же сжатие данных и упаковка. К слову, отвечая на вопрос, архиватор, стоит упомянуть, что сжатие как таковое не является обязательным атрибутом. Порой возникают ситуации, когда множество файлов нужно просто объединить для удобства в нечто единое, к примеру, тот же архив, а не возиться при пересылке с каждым по отдельности.

Набор утилит

В наше время хоть и пропала острая необходимость или место на жестком диске, тем не менее архиватор является важной частью набора необходимых для работы программ и утилит. Связано это с тем, что многие виды софта, книг и прочего до сих пор распространяются по сети в сжатых архивах. Сделано это также для удобства, дабы не возиться и не скачивать десяток мелких файлов, а загрузить все и сразу. Поэтому на вопрос, что такое архиватор в компьютере, ответ простой - это важная программа для сжатия и упаковки файлов, обойтись без которой тяжело.

Самые популярные

Архиваторов очень много, делятся они как по алгоритмам работы, так и по модели распространения, но большинство из них бесплатны, если вести речь о домашнем пользовании. В случае коммерческого, лицензию все же необходимо будет приобрести. Одной из самый популярных программ является WinRar. Что такое архиватор WinRar?

Это очень простая и известная программа, первая ее версия увидела свет в далеком 1995 году, и с тех пор программное обеспечение безостановочно развивается, добавляются новые функции и методы сжатия.

Популярность она завоевала простотой, интуитивно понятным интерфейсом и одним из лучших показателей соотношения скорости-сжатия. В простонародье именуется "вин-архиватор". Есть также версии для всех популярных мобильных ОС, Linux и Mac OS.

ZIP

В операционных системах семейства Winows есть также некое подобие архиватора. Найти его можно, если нажать ПКМ на файле или папке и выбрать пункт «Отправить…», далее найти вариант «Сжатая ZIP-папка». Но большой популярностью эта функция не пользуется, так как серьезно ограничен в возможностях подобный архиватор. Windows, к примеру, не дает выбрать методы сжатия, варианты разбивки на тему и прочее, но для некоторых функций этот встроенный софт все же пригоден. Так что теперь мы знаем, что это за программа и для чего она нужна.

Сегодня архив стал необходимостью для каждой компании. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов.

Архивирование - это упорядоченный способ хранения информации с целью ее повторного использования. Сегодня архив стал необходимостью для каждой компании. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов.

Понимание важности архивирования едва ли не важнее самой информации, которая хранится в архиве. Те руководители, которые уже осознали ценность архива для корпоративного блага перешли к структурированию данных как в бумажном, так и в электронном виде.

Зачем архивировать? Три основные потребности

Архив отвечает трем потребностям пользователей.

Первая и наиболее важная – это необходимость для предприятия доказать, что она сделала или чего не сделала. Речь идет о случаях, когда необходимо подтвердить те или иные действия перед надзорными органами или во время судебных споров. В обоих ситуациях компания должна предоставить контрольным органам все необходимые документы для защиты своих прав и интересов.

Вторая потребность относится к повторной утилизации данных в отношении таких документов, которые представляют собой результаты исследований. Они могут оказаться полезными для нового проекта. Кроме того, неоднократное использование информации может быть обусловлено желанием сэкономить, поскольку проведение некоторых операций обходится компании слишком дорого или требует больших временных затрат.

Третья потребность – сохранить корпоративную память . Это необходимо, чтобы утвердить корпоративную культуру, позволяющую эффективнее выстраивать отношения с клиентами, партнерами, сотрудниками, а также создавать имидж компании в обществе.

Каковы преимущества архива для компании?

Преимущества архивирования главным образом касаются следующих потенциальных рисков:

Юридические. В работе практически каждой организации наступает момент, когда необходимо доказать факт проведенной операции или отстоять свою позицию в суде. Это влечет за собой создание архива документов, которые потенциально способны спасти честь компании в случае возникающих споров.

Логистические. Документы были грамотно архивированы с технической точки зрения, но практически доступ к ним невозможен. Это возможно в случае неправильной логистической политики. Проблемы в работе с архивными документами появляются, когда они не были классифицированы для последующего поиска и имеющаяся система действует неслаженно. Представьте себе огромный логистический центр, который компания использует для хранения тонн документов. Если в такой системе не будет порядка, то поиск простой бухгалтерской ведомости может стать невыполнимой миссией.

Финансовые. Финансовые риски состоят из двух частей. Во-первых, это размер штрафа и обложение налогом либо правовое наказание в результате финансовых махинаций. Во-вторых, существует косвенный эффект: время, потерянное на поиски документов, могло быть использовано для выполнения профильных задач, от выполнения которых зависит успех компании в целом.

Технические. Данная группа рисков имеет отношение к обеспечению сохранности информации и доступа к ней. В случае если по каким-то техническим причинам (сбой в системе, если речь идет об электронном документообороте) привычный доступ к делам был перекрыт, на помощь может прийти бумажный архив документов. Сегодня многие компании отдают предпочтение электронному архиву, подкрепленному бумажным. Однако и здесь возможны свои риски, связанные с устареванием форматов и инструментами (программным обеспечением) для воспроизведения данных.

Риски, связанные с обеспечением безопасности. Конфиденциальные данные (стратегические и персональные) могут с легкостью утечь за пределы компании, в особенности если они находятся в общедоступном месте. Архивные помещения имеют дополнительный уровень защиты, что позволяет предотвратить риски несанкционированного доступа.

Как создать архив: важные вопросы

Главная задача компании, связанная с архивированием документов, касается оптимизации своих собственных потребностей. Отсюда первый вопрос: что мы будем архивировать? Вслед за ним следует озадачиться другими проблемами: почему или зачем? как долго? Это наиболее общие вопросы, ответить на которые можно благодаря набору вспомогательных.

Какие документы нужно хранить?

В первую очередь при создании архива нужно помнить о критерии важности документа для бизнес-процессов компании. Важным считается тот документ, который помогает ей развиваться или по крайней мере не препятствует этому.

Зачастую сотрудники архивных отделов или лица, исполняющие их обязанности (бухгалтеры, офис-менеджеры и др.), не уделяют должного внимания созданию единой картотеки архивных данных, которая бы позволила оперативно находить нужный документ.

Другая проблема – непонимание того, что является важным для организации. Понятие важности документа порой становится слишком субъективным. Что может быть признано важным и первоочередным для архивирования?

• текущие архивы компании – текущие документы – иные документы, созданные ранее, которые могут потребоваться компании в момент наступления случая страховой ответственности;
• юридические документы, которые должны храниться согласно установленным законом требованиям;
• вспомогательные документы;
• документы, которые могут быть использованы в будущем;
• документы как носители исторической памяти.

Как отбирать документы для архивного хранения?

Каждый тип документов имеет свои особенности. Однако существует два общих параметра, позволяющих систематизировать архив документов:

• уязвимость информации (конфиденциальность, уникальность и трудность в реставрации, либо, наоборот, потоковая информация, легкая по содержанию и воспроизведению);
• частота использования того или иного типа документа, от которой зависит уровень его доступности.

Как нужно хранить документы?

Система архивирования должна гарантировать сохранение данных до конца их жизненного цикла в качестве документа. Срок хранения документов определяется в соответствии со следующими критериями:

• важность документа для уставной деятельности компании;
• в случае необходимости рассмотрения дел для судебных разбирательств;
• документы частого и длительного пользования требует увеличенного срока жизни.

Каковы требования к безопасности информации?

Если данные должны быть восстановлены в правовой или в аудиторской среде, необходимо, чтобы они были внесены и чтобы их применение можно было проследить до даты их архивации, начинающейся с момента их создания. Это должно соответствовать нескольким основным требованиям:

• разборчивость информации;
• регистрация с момента создания документа;
• идентификация автора или авторов документа;
• постоянство данных.

Как оценить объемность документа?

Разные типы документов (счета, электронные письма, протоколы правления и т.д.) имеют разный объем данных в зависимости от их роли на предприятии. В архиве целесообразно ввести картотеку, которая бы это учитывала. Она также поможет:

• определить приоритеты в управлении документами (самые объемные документы, как правило, наиболее важные);
• оценить необходимость в складировании (критерий отбора по длительности хранения) и степень издержек.

Какой доступ к документам нужно обеспечить?

При ответе на этот вопрос необходимо учесть два существенных момента. Во-первых, это право доступа, устанавливаемого с целью обеспечить неприкосновенность, например, персональных данных. Только строго очерченный круг лиц получает доступ к важным документам. Во-вторых, кроме типа самой информации, хранимой на носителях, нужно подумать о том, как часто информация будет запрашиваться. Следовательно, при частом обращении необходимо предоставить возможность оперативного поиска документов, что возможно только благодаря упорядочиванию документов в архиве.

Отвечая на поставленные вопросы, остановлюсь на основных моментах, касающихся создания архива организации.

Для начала необходимо определиться, зачем вашей организации нужен архив, тем более что организация, как вы говорите, «маленькая». Собственники документов обязаны обеспечивать сохранность своих документов. Эта норма закреплена как на уровне федеральных законов, так и должна быть отражена в локальных нормативных актах вашей организации - Уставе, Положениях. Обеспечение сохранности документов достигается, во-первых, назначением ответственных за каждый документ и за сформированные дела лиц, а также созданием условий для хранения документов. Учет документов и дел может вестись по регистрационным базам и номенклатуре дел соответственно.

О ведении архива читайте подробнее по ссылке.

Важно уточнить терминологию: что для вас значит понятие «архив организации» - структурное подразделение, осуществляющее хранение документов, или архивный фонд вашей организации.

О архивном деле читайте подробнее здесь.

Таким образом, в каждой организации создаются архивные документы и, соответственно, формируется архивный фонд, но не везде имеются структурные подразделения (или ответственные), осуществляющие его обработку. И тот факт, что ваша организация приняла решение о создании архива - довольно отрадное явление, свидетельствующее о достаточно высоком культурном и деловом уровне ваших руководителей.

Право (но не обязанность) создания архивов организациями и гражданами закреплено в ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Сразу хочется отметить, что жестких правил в части организации работы с архивными документами не установлено, однако отечественная архивная школа давно уже выработала основные приемы и методы работы с ними.

При организации архива вам предстоит решить три группы вопросов:

• организационные;
• методические;
• технические.

О архивном делопроизводстве читайте подробнее по ссылке.

Организационные вопросы

Под организационными вопросами мы понимаем определение основных задач и функций архива, его статуса, а также основных направлений реализации поставленных задач:

1. Определение статуса архива, его штат.

Архив может быть структурно выделен, а может быть просто назначен работник, ответственный за ведение архива. Необходимо определить основные функции и права архива или сотрудника, ответственного за его ведение.

2. Определение взаимоотношений с государственным или муниципальным архивом.

Отношения между негосударственными организациями, гражданами и государственными (муниципальными) архивами строятся только на договорных основах. Если учесть, что договор - это волеизъявление как минимум двух сторон, то нужна воля вашей организации о передаче своих документов на государственное хранение и придание им соответствующего статуса, и встречно - воля государственного (муниципального) архива принять эти документы.

О передаче документов в архив читайте подробнее здесь.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется на основании экспертизы ценности и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным и муниципальным архивом (ст. 6 п. 7).

Если документы вашей организации на основании экспертизы ценности будут признаны документами Архивного фонда РФ и будет заключен соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом, ваша организация приобретет статус источника комплектования данного архива.

Отобранные документы (архивный фонд вашей организации) по истечении определенного периода временного хранения, установленного договором, должны будут поступить в архив для дальнейшего хранения (п. 4.4 Правил работы государственных архивов).

При первом поступлении документов вашего архивного фонда в государственный (муниципальный) архив ему будет присвоен номер по списку фондов - номер фонда . Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, будет являться его учетным номером и сохранится за ним во всех учетных документах архива. Архивный фонд заносится в список фондов только один раз: при первом поступлении в архив.

Подробнее о архивном деле в 2017 году мы написали в материале по ссылке.

В список фондов помимо номера заносится и название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя (вашей организации) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

3. Определение порядка работы архива.

Также надо знать, предполагается ли ведение планов и отчетов о работе архива, составление плана-графика передачи дел в архив и т.д.

4. Определение состава документов архива.

Необходимо определить, какие документы будут храниться в архиве, а какие в дальнейшем будут переданы на государственное хранение.

О организационных документах читайте подробнее здесь.

5. Определение порядка комплектования.

Какие структурные подразделения (филиалы и др.) и в каком порядке будут передавать документы на хранение в архив.

6. Определение порядка использования документов.

Каким структурным подразделениям, должностным лицам и на основании каких документов будет предоставлено право запрашивать информацию (и документы) из архива.

7. Выявление потребностей в передаче части работ на аутсорсинг (хранение, переплет, уничтожение и др.).

8. Организация экспертизы ценности документов, создание Экспертной комиссии (ЭК).

9. Определение порядка передачи дел при смене лица, ответственного за ведение архива.

Методические вопросы

Под методическими вопросами мы понимаем создание определенной нормативной базы, регламентирующей деятельность архива:

1. Создание Положения об архиве .

Следует отметить, что Положение об архиве обязательно издается, независимо от того, является ли архив самостоятельным структурным подразделением или нет. В качестве образца для разработки данного документа можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

1. Закрепление обязанностей по организации и ведению архива в соответствующих должностных инструкциях, или издание приказа о возложении обязанностей на сотрудника по ведению архива.

Общество с ограниченной ответственностью

«Северо-Запад»

г. Великий Устюг

О возложении обязанностей по

организации и ведению архива Общества

В целях обеспечения сохранности архивных документов ООО «Северо-Запад» (далее - Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Возложить обязанности по организации и ведению архива Общества на заместителя начальника Управления делами В.Н. Суворову.

2.В.Н. Суворовой:

2.1. в срок до 15.01.2012 разработать и представить мне на утверждение Положение об архиве Общества.

2.2. в срок до 30.01.2012 представить на утверждение план мероприятий по организации архива Общества

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами В.В. Романова.

Генеральный директор Я.В. Морозов

1. Заключение договора с государственным (муниципальным) архивом (при необходимости).
2. Заключение договора с фирмами на аутсорсинг архивных услуг (при необходимости).
3. Закрепление основных положений по организации и ведению архива в Инструкции по делопроизводству или создание самостоятельных регламентирующих документов по данному вопросу, например, Положения о порядке архивного хранения документов.
4. Разработка Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия , утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
5. Создание учетной документации и научно-справочного аппарата архива - листа фонда, сводных описей, актов о выделении к уничтожению документов, реестра описей, электронных баз данных.

О архивном хранении читайте подробнее по ссылке.

Технические вопросы

Под техническими вопросами мы понимаем наличие или перспективы приобретения материальных ресурсов, способствующих реализации основных задач и функций архива:

1. Наличие оборудованного архивохранилища, шкафов для хранения или передача работы на аутсорсинг.
2. Определение объемов принимаемых документов, а также перспектив ежегодного движения документов, их прирост и выбытие на основании данных от структурных подразделений, сводной номенклатуры дела и т.д.

3 . При наличии оборудованного архивохранилища - проведение его топографирования, т.е. нумерации всех полок и стеллажей с целью облегчения поиска документов.

4. Наличие и потребность в компьютерной, копировальной и другой технике.

5. Организация переплета документов.

Итог: таким образом, каждая организация в зависимости от объема документов, основного направления своей деятельности, материальных ресурсов и иных факторов определяет для себя необходимость создания и функционирования архива как самостоятельного структурного подразделения. При невозможности хранить документы в месте функционирования самой организации она вправе рассмотреть вопрос передачи данного функционала на аутсорсинг. При наличии в архивном фонде документов значимых не только для самой организации, но и для общества в целом, целесообразно заключить договор с государственным (муниципальным) архивом о сотрудничестве.

См. ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.

Традиционно под архивом организации понимают структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 9 ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)), а под архивным фондом - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой (архивный фонд) (п. 7 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р-51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Под архивными документами понимают документы, сохраняемые или подлежащие сохранению в силу их значимости для общества и равно имеющие ценность для собственника.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), «Основные правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Пункт 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.

В архив могут поступать как управленческие документы, так и финансовые, научно-технические, технологические, личные и т.д. Помимо различных разновидностей на хранение могут поступать документы на различных носителях - бумажных, электронных и т.д., разных способов изготовления - машинописные, рукописные, электронные, аудио, фоно, видео и т.д. Также необходимо учесть, что в архив помимо основных документов могут передаваться справочные документы, базы данных.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели (ст. 4.4.3 Основных правил работы архивов организаций).

Вы живем, и в нашей жизни постоянно происходят изменения: рождаются наши дети, умирают близкие нам люди, меняется работа и место жительства, мы строим новые дома и сажаем на своих участках деревья. Все это в современном мире фиксируется на бумаге. Не все документы человек может сохранить в течение длительного времени. И здесь на помощь приходят архивы. В учреждение «Зональный государственный архив в г. Мозыре» ежегодно поступают запросы и заявления от физических и юридических лиц по вопросу наведения справок, подтверждающих трудовой стаж и размер заработной платы, имущественные и наследственные права граждан, проживание в населенных пунктах, состав семьи, пребывание в детских домах и многим другим вопросам, связанным с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Какие же документы хранятся в архиве, по каким вопросам и куда необходимо обращаться, чтобы получить интересующий ответ? Об этом рассказывает заведующий отделом информации и ис¬пользования документов зонального госархива Е.В. Домашкевич:
«На хранении в зональном госархиве г. Мозыря находятся докумен¬ты семи районов бывшей Полесской области: Мозырского, Калинковичского, Ельского, Наровлянского, Петриковского, Лельчицкого и Житковичского, а также документы за довоенный период бывших Комаринского, Василевичского, Туровского и Домановичского рай¬онов, начиная с 1917 года.
Документы учреждений и организаций по личному составу (приказы, распоряжения, лицевые счета, ведомости по зарплате, личные де¬ла работников и др.) хранятся 75 лет. Поэтому запросы и заявления о наведении справок о работе, учебе и т.д. необходимо направлять в пер¬вую очередь в соответствующую организацию. При ликвидации организации необходимо искать правопреемника или обращаться в вышестоящее учреждение, и только при отсутствии там необходимых доку¬ментов вы приходите в государственный архив.
Если Вам необходимо навести справку о дате, месте рождения, бракосочетания, смерти, обратитесь в органы записи актов гражданского состояния по месту рождения. При отсутствии таких данных в отделах ЗАГСа граждане, которые родились в сельской местности, могут обратиться в сельские Советы по месту рождения, где найдут все необходимые сведения в похозяйственных книгах (частично похозяйственные книги сельских Советов, начиная с 1944 г., находятся на хранении в госархиве г. Мозыря). При отсутствии похозяйственных книг или записей в них необходимо обратиться в областной архив ЗАГСа (ул. Крестьянская, 20, 246050, г. Гомель), где находятся архив¬ные записи за довоенные и послевоенные годы.
Сведения о выделении жилых помещений, приватизации, обмене квартир, выделении земельных участков под строительство жилых до¬мов, гаражей и мн. др. находятся в документах городских, районных и сельских исполнительных комитетов, хранящихся в Мозырском госар¬хиве.
Договоры купли-продажи, дарения, нотариально заверенные завещания граждан, свидетельства о праве наследования имущества за 1949-1952 гг. находятся на хранении в госархиве. Все остальные документы хранят¬ся в нотариальной конторе Наровлянского района.
Гражданские и уголовные дела, определения и приговоры по ним Народного суда Наровлянского района за 1944-1960 гг. находятся на хранении в госархиве. Все остальные документы хранятся в суде Наров¬лянского района.
Чтобы получить сведения о погибших, пропавших без вести военнослужащих Советской армии в годы ВОВ и после нее, сделайте запрос в центральный архив Министерства обороны Российской Федера¬ции (ул. Кирова, 74, 142100, г. Подольск, Московская область).
О службе и работе в воинских частях на территории Беларуси об¬ращайтесь в центральный архив Министерства обороны Республики Беларусь (ул. Кулешова, 1а, 220118, г. Минск).
Сведения об участии в ликвидации последствий на Чернобыльской АЭС можно получить в Департаменте по ликвидации последствий катастрофы на Черно¬быльской АЭС Министерства по ЧС РБ (пр-т Победителей, д. 23, корп. 1, 220004, г. Минск).
Сведения об участии в партизанском движении в годы ВОВ на территории Беларуси можно найти в государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» (пр-т Независимости, 116, 220114, г. Минск) и учреждении «Государственный архив обще¬ственных объединений Гомельской области» (ул. Крестьянская, 14, 246050, г. Гомель).
Чтобы узнать сведения о нахождении в фашистских концлагерях и на принудительных работах в годы ВОВ, необходимо направить запрос в государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь» (пр-т Не¬зависимости, 116, 220114, г. Минск), или в учреждение «Государст¬венный архив Гомельской области» (8-й переулок Ильича, 26-а, 246042, г. Гомель). В документах зонального госархива г. Мозыря име¬ются списки граждан, расстрелянных, повешенных и замученных немецко-фашистскими захватчиками, а также насильственно угнанных в Германию.
На хранении в госархиве г. Мозыря имеются документы, подтверждающие факты репрессий в 1920-1932 гг. Для получения сведений о ссылке, высылке, направлении на спецпоселение вследствие раскулачи¬вания, реабилитации лиц, подвергнутых в административном порядке к принудительному труду в условиях ограничения свободы, обращайтесь в УКГБ РБ (пр. Скорины, 17, 220623, г. Минск,) в УКГБ Гомельской об¬ласти (ул. Билецкого, 1, 246701, г. Гомель), в информационно-аналитические управления МВД (УВД облисполкомов).
О нахождении и воспитании в детских домах есть сведения в управлении образования Гомельского облисполкома (ул. Крестьянская, 14, 246050, г. Гомель) или в районных отделах обра¬зования. В архивных документах г. Мозыря имеются частичные списки воспитанников детских домов Полесского региона за 1944-1961 гг.
Исторические сведения до 1917 года можно найти в государственных учреждениях: «Национальный исторический архив Белару¬си» (ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск), государственное учреж¬дение «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно» (пл. Тизенгауза, 2, 230023, г. Гродно).
В учреждении «Зональный государственный архив в г. Мозыре» запросы о подтверждении трудового стажа и заработной плате, о пребывании в детских домах, насильственном угоне в Германию в годы ВОВ и ряд других исполняются бесплатно (оплачиваются только услуги за оформление заявления и печатание справки). Все остальные катего¬рии справок биографического и имущественного характера исполняют¬ся на платной основе. Стоимость такой справки составляет 17 240 руб¬лей.
Если Вам нужна справка, подтверждающая Ваши права и закон¬ные интересы, на помощь придут сотрудники архива, помогут в розыске документов и дадут необходимые рекомендации.При личном обращении в архив гражданам необходимо при себе иметь документ, удостоверяющий личность. В своем заявлении, направленном в адрес архива, гражданам необходимо указать фамилию, имя, отчество, на кого запрашивается справка (женщинам - указать добрачную фамилию), год рождения, название учреждения или организа¬ции, в которой работали, период работы и должность или другие сведе¬ния, необходимые для наведения справки, а также адрес проживания. Для подтверждения сведений о трудовом стаже и заработной плате необходимо наличие ксерокопии трудовой книжки. Госархив принимает заявления граждан и по телефону.
Обращайтесь к нам, и мы сделаем все в пределах наших возможностей.
Наш адрес: ул. Октябрьская, 2, г. Мозырь. Учреждение «Зональ¬ный государственный архив в г. Мозыре», тел. 8-02351-7-75-96 (отдел информации и использования документов)».
Елена МИХАЙЛОВА
Теги .